Tietosuojaseloste Sulkavan seurakunnan diakonian asiakasrekistereistä 
(Henkilötietolaki (523/99) 10 ja 24§
(laadittu 23.5.2018, päivitetty 28.5.2018)


1. Rekisterinpitäjä
Sulkavan seurakunta
Vilkaharjuntie 1
58700 Sulkava

2. Yhteyshenkilöt rekisteriä koskevissa asioissa
Anne Borén (diakoni), anne.boren@evl.fi, puh. 040 540 6738
Hanne-Maaria Rentola (kirkkoherra), hanne-maaria.rentola@evl.fi, puh. 040 025 3874

3. Rekisterin nimi
Sulkavan seurakunnan diakonian asiakasrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Sulkavan seurakunta toteuttaa Kirkkolain mukaista seurakunnan tehtävää: ”Toteuttaakseen kirkon tehtävää seurakunta huolehtii jumalanpalveluksen pitämisestä, kasteen ja ehtoollisen toimittamisesta sekä muista kirkollisista toimituksista, kristillisestä kasvatuksesta ja opetuksesta, sielunhoidosta, diakoniasta ja lähetystyöstä sekä muista kristilliseen sanomaan perustuvista julistus- ja palvelutehtävistä.” KL 4:1

”Seurakunnan ja sen jäsenten tulee harjoittaa diakoniaa, jonka tarkoituksena on kristilliseen rakkauteen perustuvan avun antaminen erityisesti niille, joiden hätä on suurin ja joita ei muulla tavoin auteta. Toiminnasta määrätään tarkemmin kirkkoneuvoston tai seurakuntaneuvoston hyväksymässä diakoniatyön johtosäännössä.” KJ 4:3

Sulkavan seurakunnan diakoniatyö noudattaa lastensuojelulain (2007/417) 5 luvun 25 §:ssä, rikoslain (1889/39) 15 luvun 10 §:ssä ja kirkkolaissa (1993/1054) määrättyä vaitiolo-ja ilmoitusvelvollisuutta. Asiakkaan suostumuksella tietoja voidaan avustusasiassa luovuttaa kolmansille osapuolille, esimerkiksi sosiaalitoimelle, velkojalle tai avustuksen myöntäjälle, mm. Kirkon diakoniarahasto, Pelastakaa lapset ry tai SPR.

5. Rekisterin tietosisältö
Diakonia-avustukset
Henkilötietojen kirjaaminen asiakkuuden hoitamista, avustusten myöntämistä, päätöksentekoa, neuvontaa, ohjausta ja tilastointia varten.

Katrina Diakonia -asiakasohjelma: asiakkaan nimi, henkilötunnus, sukupuoli, perhesuhteet, perhesuhteet, lasten lukumäärä, ammatti, toimeentulo, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero, kohtaamisen syy/t, asiakkaan käyntipäivä, tapaamispaikka ja tapaamiseen osallistuneet henkilöt. Keskustelussa keskeiset esille tulevat asiat kirjataan. Päätöstiedot virallisista päätöksistä, avustuksista ja erilaisista luvista.

Diakonian avustuskansio: asiakkaan nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero, (perheen koko, lasten syntymävuodet, avustuksen myöntämisperuste), avustuksen myöntämispäivämäärä, avustuksen määrä ja asiakkaan allekirjoitus. Avustusten koontilomakkeet ja suostumuslomakkeet.

Word-tiedostot diakonia-avustuksista: asiakkaan nimi, henkilötunnus, tilinumero, myönnetyn avustuksen määrä, tarkoitus, avustuksen myöntämispäivämäärä ja avustuksen myöntäjät.

Koti- ja laitoskäynnit, keskustelu- ja sielunhoitotyö
Tietojen kirjaaminen Katrina Diakonia-asiakasohjelmaan asiakkuuden hoitamista ja tilastointia varten: asiakkaan nimi, henkilötunnus, sukupuoli, perhesuhteet, perhesuhteet, lasten lukumäärä, ammatti, toimeentulo, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero, kohtaamisen syy/t, asiakkaan käyntipäivä, tapaamispaikka ja tapaamiseen osallistuneet henkilöt. Keskustelussa keskeiset esille tulevat asiat kirjataan.

Retket ja leirit
Retkien ja leirien järjestämiseksi tarvittavat tiedot (osallistujakortti): asiakkaan nimi, syntymäaika ja yhteystiedot, lähiomainen retken/leirin aikana. Leirin/retken kannalta välttämättömät terveydentilatiedot: sairaudet, erityisruokavalio, allergiat, käytössä oleva lääkitys.

Vapaaehtoistyö
Yhteydenpito diakonian vapaaehtoisiin ja tarvittaessa myös heidän ystäviinsä.
Vapaaehtoistyöntekijän tiedot: nimi, syntymäaika, yhteystiedot, tieto vapaaehtoisista tehtävistä, vapaaehtoistyön koulutus, koulutuksen ajankohta ja paikka, vapaaehtoistyön aloittamisvuosi, vapaaehtoistyöntekijän sitoumuslomake, lupa tietojen tallentamiseen.
Vapaaehtoistyöntekijän ystävän tiedot: nimi, syntymäaika, yhteystiedot, ystäväsuhteen solmimisvuosi, lupa tietojen tallentamiseen. Muut toiminnan edellyttämät tiedot.

Yhteisvastuukeräys
Vapaaehtoisten luettelot, arpalistat, käytännön järjestelyihin liittyvät asiakirjat

6. Säännönmukaiset tietolähteet
Tiedot saadaan pääasiassa asiakkaalta itseltään tai hänen huoltajaltaan/edunvalvojaltaan ja kirjataan hänen suostumuksellaan. Kotikäyntejä/asiakastapaamisia tai tilaisuuksiin kutsumista varten seurakuntaan kuuluvien tiedot saadaan Kirjuri-jäsenrekisteristä. Asiakkaan suostumuksella voidaan hankkia, tarkistaa ja täydentää tietoja muilta viranomaisilta tai muista henkilörekistereistä.

7. Tietojen luovutukset
Tilastoyhteenveto, jossa ei ole kenenkään yksittäisen asiakkaan tietoja luovutetaan  
vuosittain kirkkohallitukselle.

Tilastoyhteenvetoja voidaan käyttää oman toiminnan suunnittelussa.

8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Ei tiedonsiirtoa EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet
Manuaalinen aineisto
Papereita sisältävät kansiot säilytetään lukitussa tilassa, arkistoitu materiaali seurakunnan lukitussa arkistossa.

ATK:lla käsiteltävät tiedot
Katrina Diakonia -asiakasohjelman tiedot ja Word-tiedostot Kouvolan IT-aluekeskuksen palvelimella. Tietokone on lukitussa huoneessa. Tiedostoihin pääsee vain diakonin ja kirkkoherran käyttöoikeuksilla, käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla.

10. Henkilötietojen säilytysaika
Tietoja tallennetaan ja säilytetään niin kauan kuin asiakassuhteen hoidon kannalta tai palvelujen/ toiminnan kannalta on tarpeen (taloudellinen avustaminen 10v, muut asiat 5 vuotta).

11. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus:

  • saada tarkastaa itseään koskevia tietoja
  • oikaista, pyytää poistamaan tai täydentää itseään koskevia virheellisiä tietoja
  • pyytää rekisterinpitäjältä häntä itseään koskevien henkilötietojen käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä sekä oikeutta siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
  • niiltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen, oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa, tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen

Tarkastus-, oikaisu- tai korjauspyyntö osoitetaan diakoni Anne Borénille, Vilkaharjuntie 1, 58700 Sulkava. Pyyntö tulee tehdä kirjallisesti omakätisesti allekirjoitetulla kirjeellä tai EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen henkilötietoja koskevalla tietopyyntölomakkeella.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus henkilötiedon käsittelystä kansalliselle valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta. Tämän oikeuden käyttäminen ei rajoita kirkkolain (1054/1994) mukaisia muutoksenhakukeinoja.

Kansallisen valvontaviranomaisen yhteystiedot:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
PL 800, Ratapihantie 9, 00521 Helsinki
p. 029 56 66700, tietosuoja@om.fi