Tietosuojaseloste Sulkavan seurakunnan rippikoulutyön asiakasrekistereistä

(laadittu 25.5.2018)

 

Rekisterinpitäjä

 Sulkavan seurakunta

 Vilkaharjuntie 1

 58700 Sulkava

 

Yhteyshenkilöt rekisteriä koskevissa asioissa

 Helena Meriläinen (Kasvatustyön seurakuntapastori) helena.m.merilainen@evl.fi, puh. 0400-749491

 Hanne-Maaria Rentola (Kirkkoherra) hanne-maaria.rentola@evl.fi, puh. 0400-253874

 

Rekisterin nimi

Sulkavan seurakunnan rippikoulutyön asiakasrekisterit

 

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittely rippikoulutyötä varten, yhteydenpito vanhempiin ja rippikoululaisiin, tiedot laskutusta varten ja tilastointia varten

 

Rekisterin henkilöryhmät ja tietosisältö

Rekistereihin tallennetsan sellaista tietoa, joka on välttämätöntä rippikoulun käymisen kannalta. Tämä tieto sisältää myös arkaluontoista tietoa esimerkiksi nuoren terveydentilasta ja henkilötunnuksia.

Y-kansio: Tiedot tällä hetkellä rippikoulua käyvistä nuorista. Asiakkaan nimi, hetu.

Rippikoulukansio: Tiedot tällä hetkellä rippikoulua käyvistä nuorista. Nimi, osoite, hetu, puhelinnumero, sähköpostiosoite, allergiatiedot, huoltajien nimet ja yhteystiedot. Rippikoulukansio sisältää myös osallistujakortit, joissa on ylläolevat tiedot tarkennettuina ja  myös tietoa siitä, jos henkilökunnan tulee tietää nuoresta jotain erityistä. Osallistujakortissa kysytään myös kuvauslupa.

 

Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot saadaan pääasiassa asiakkailta tai heidän huoltajiltaan ja kirjataan heidän suostumuksellaan.

 

Tietojen luovutukset

Tilastoyhteenveto, jossa ei ole kenenkään yksittäisen asiakkaan tietoja, luovutetaan vuosittain kirkkohallitukselle. Tilastoyhteenvetoja voidaan käyttää oman toiminnan suunnittelussa. Yhteystietoja ei luovuteta ulkopuolisille. Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

 

Rekisterin suojauksen periaatteet

Manuaalinen aineisto

Papereita sisältävä rippikoulukansio säilytetään lukitussa tilassa, arkistoitu materiaali seurakunnan lukitussa arkistossa.

ATK:lla käsiteltävät tiedot

Word-tiedostot Kouvolan IT-aluekeskuksen palvelimella. Tiedostoihin pääsevät käsiksi kirkkoverkkoon liitetyllä tietokoneella ne työntekijät, joille kirkkoherra on tehtäviensä vuoksi myöntänyt oikeuden rippikoululaisten tietoihin.  

 

Henkilötietojen säilytysaika

Tietoja tallennetaan ja säilytetään niin kauan kuin asiakassuhteen kannalta se on tarpeen eli lähtökohtaisesti rippikoulun keston ajan.

 

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus

  • Saada tarkastaa itseään koskevia tietoja
  • Oikaista, pyytää poistamaan tai täydentää itseään koskevia virheellisiä tietoja
  • Pyytää rekisterinpitäjältä häntä itseään koskevien henkilötietojen käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä sekä oikeutta siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
  • Niiltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseenoikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa, tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen

 

Tarkistus-, oikaisu- tai korjauspyyntö osoitetaan kasvatustyön seurakuntapastorille Helena Meriläiselle, Vilkaharjuntie 1, 58700 Sulkava. Pyyntö tulee tehdä kirjallisesti EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen henkilötietoja koskevalla tietopyyntölomakkeella.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus henkilötiedon käsittelystä kansallisille valvontaviranomaisille, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta. Tämän oikeuden käyttäminen ei rajoita kirkkolain (1054/1994) mukaisia muutoksenhakukeinoja.

 

                      Kansallisen valvontaviranomaisen yhteystiedot:

                      Tietosuojavaltuutetun toimisto

                      PL 800

                      Ratapihantie 9

                      00521 Helsinki

                      Puh. 029- 5666700

                      tietosuoja@om.fi