Tietosuojaseloste Sulkavan seurakunnan rippikoulutyön asiakasrekistereistä
(laadittu 25.5.2018)
Rekisterinpitäjä
Sulkavan seurakunta
Vilkaharjuntie 1
58700 Sulkava
Yhteyshenkilöt rekisteriä koskevissa asioissa
Aleksi Parkkonen (Kasvatustyön seurakuntapastori) aleksi.parkkonen@evl.fi, puh. 0400-749491
Hanne-Maaria Rentola (Kirkkoherra) hanne-maaria.rentola@evl.fi, puh. 0400-253874
Rekisterin nimi
Sulkavan seurakunnan rippikoulutyön asiakasrekisterit
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietojen käsittely rippikoulutyötä varten, yhteydenpito vanhempiin ja rippikoululaisiin, tiedot laskutusta varten ja tilastointia varten
Rekisterin henkilöryhmät ja tietosisältö
Rekistereihin tallennetsan sellaista tietoa, joka on välttämätöntä rippikoulun käymisen kannalta. Tämä tieto sisältää myös arkaluontoista tietoa esimerkiksi nuoren terveydentilasta ja henkilötunnuksia.
Y-kansio: Tiedot tällä hetkellä rippikoulua käyvistä nuorista. Asiakkaan nimi, hetu.
Rippikoulukansio: Tiedot tällä hetkellä rippikoulua käyvistä nuorista. Nimi, osoite, hetu, puhelinnumero, sähköpostiosoite, allergiatiedot, huoltajien nimet ja yhteystiedot. Rippikoulukansio sisältää myös osallistujakortit, joissa on ylläolevat tiedot tarkennettuina ja myös tietoa siitä, jos henkilökunnan tulee tietää nuoresta jotain erityistä. Osallistujakortissa kysytään myös kuvauslupa.
Säännönmukaiset tietolähteet
Tiedot saadaan pääasiassa asiakkailta tai heidän huoltajiltaan ja kirjataan heidän suostumuksellaan.
Tietojen luovutukset
Tilastoyhteenveto, jossa ei ole kenenkään yksittäisen asiakkaan tietoja, luovutetaan vuosittain kirkkohallitukselle. Tilastoyhteenvetoja voidaan käyttää oman toiminnan suunnittelussa. Yhteystietoja ei luovuteta ulkopuolisille. Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Manuaalinen aineisto
Papereita sisältävä rippikoulukansio säilytetään lukitussa tilassa, arkistoitu materiaali seurakunnan lukitussa arkistossa.
ATK:lla käsiteltävät tiedot
Word-tiedostot Kouvolan IT-aluekeskuksen palvelimella. Tiedostoihin pääsevät käsiksi kirkkoverkkoon liitetyllä tietokoneella ne työntekijät, joille kirkkoherra on tehtäviensä vuoksi myöntänyt oikeuden rippikoululaisten tietoihin.
Henkilötietojen säilytysaika
Tietoja tallennetaan ja säilytetään niin kauan kuin asiakassuhteen kannalta se on tarpeen eli lähtökohtaisesti rippikoulun keston ajan.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus
- Saada tarkastaa itseään koskevia tietoja
- Oikaista, pyytää poistamaan tai täydentää itseään koskevia virheellisiä tietoja
- Pyytää rekisterinpitäjältä häntä itseään koskevien henkilötietojen käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä sekä oikeutta siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
- Niiltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseenoikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa, tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen
Tarkistus-, oikaisu- tai korjauspyyntö osoitetaan kasvatustyön seurakuntapastorille Helena Meriläiselle, Vilkaharjuntie 1, 58700 Sulkava. Pyyntö tulee tehdä kirjallisesti EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen henkilötietoja koskevalla tietopyyntölomakkeella.
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus henkilötiedon käsittelystä kansallisille valvontaviranomaisille, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta. Tämän oikeuden käyttäminen ei rajoita kirkkolain (1054/1994) mukaisia muutoksenhakukeinoja.
Kansallisen valvontaviranomaisen yhteystiedot:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
PL 800
Ratapihantie 9
00521 Helsinki
Puh. 029- 5666700
tietosuoja@om.fi